優(yōu)秀的活動(dòng)策劃執(zhí)行都要考慮哪些內(nèi)容？

辦好一場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)， 不比指揮一場(chǎng)登陸戰(zhàn)役來得輕松----會(huì)掌柜網(wǎng)創(chuàng)始人：陳新。

“流程長(zhǎng)，細(xì)節(jié)多，永遠(yuǎn)都不能說結(jié)束......”干過會(huì)議及活動(dòng)的人都知道，這是 一個(gè)經(jīng)驗(yàn)值不斷被刷新的行業(yè)。

如何策劃并執(zhí)行一場(chǎng)優(yōu)秀的會(huì)議活動(dòng)顯得極其重要，一個(gè)優(yōu)秀的會(huì)議活動(dòng)包含了以下幾點(diǎn)：會(huì)議內(nèi)容精彩、會(huì)議目的實(shí)現(xiàn)、主辦方及參會(huì)者滿意、與會(huì)者愿意分享、媒體關(guān)注度高、承辦者未出差錯(cuò)、會(huì)議IP美譽(yù)度高、傳播范圍廣?？偨Y(jié)的來說，優(yōu)秀的會(huì)議不但要有好的策劃還要有好的執(zhí)行。

【會(huì)議活動(dòng)策劃方面“3W”參考】

一、為什么要開會(huì)？

這是著重解決一個(gè)會(huì)議活動(dòng)的主辦方需求的問題。如今，活動(dòng)不僅僅是為辦活動(dòng)而辦活動(dòng)，不同的活動(dòng)類型不同的活動(dòng)目的：

① 發(fā)布會(huì)：展示產(chǎn)品發(fā)布信息，提升企業(yè)自身實(shí)力；

?② 經(jīng)銷商年會(huì)：向經(jīng)銷商展示企業(yè)實(shí)力，提振經(jīng)銷商信心，獎(jiǎng)勵(lì) 優(yōu)秀經(jīng)銷商，鼓舞經(jīng)銷商士氣；

?③ 企業(yè)內(nèi)部年會(huì)：加深員工對(duì)企業(yè)的感情，增進(jìn)員工之間的溝通 和交流增強(qiáng)員工之間的團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)，創(chuàng)造企業(yè)內(nèi)積極向上的 工作氛圍；

?④ 開業(yè)慶典：宣傳企業(yè)的知名度和美譽(yù)度，借助開業(yè)慶典獲得一 個(gè)良好的開端。?

⑤ ……。

二、怎么才能辦好這場(chǎng)會(huì)？

這里著重解決會(huì)議活動(dòng)的主辦方與參會(huì)者的體驗(yàn)問題：一個(gè)易于傳播的主題、雙方都有收獲的內(nèi)容、令人印象深刻的創(chuàng)意、恰到好處的流程，所有這些都是讓與會(huì)者有好的體驗(yàn)，才能回味無窮，津津樂道，自發(fā)傳播！

三、我們要為這塊會(huì)議活動(dòng)做什么？

這里著重解決會(huì)議活動(dòng)的執(zhí)行方最終呈現(xiàn)的效果及形式問題：

會(huì)場(chǎng)選址（預(yù)算、交通、硬件設(shè)施、服務(wù)水平、品牌匹配度等思考）

來賓接待（嘉賓邀請(qǐng)、發(fā)言準(zhǔn)備、參與流程的溝通、起居接送、參 會(huì)提醒、座席安排、禮品準(zhǔn)備的提前考慮）、氛圍營(yíng)造（沿途外圍效果、舞美效果、前廳展示效果、簽到效果、 來賓互動(dòng)裝置、留影區(qū)效果、服務(wù)人員安排等方案）

后勤保障（消防預(yù)案、醫(yī)療預(yù)案、安保預(yù)案、突發(fā)事件預(yù)案、天氣預(yù) 案、交通預(yù)案、就餐預(yù)案、流程特殊情況預(yù)案等風(fēng)險(xiǎn)管理）

傳播推廣（事前預(yù)熱、事中采訪互動(dòng)、視頻及圖文直播、事后曝光 長(zhǎng)尾傳播等的媒體安排、流量采購(gòu)等方案）。

【會(huì)議活動(dòng)執(zhí)行方面】

一個(gè)好的會(huì)議及活動(dòng)里統(tǒng)籌者是成功執(zhí)行的核心，負(fù)責(zé)組建好一個(gè)優(yōu)秀的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)并安排找到符合預(yù)算要求的靠譜的供應(yīng)商。統(tǒng)籌者需在任何時(shí)候都不能忘記與客戶多做溝通，不當(dāng)甩手掌柜，不把成功的所有希望押寶在他人身上，事無巨細(xì)，必須在團(tuán)隊(duì)內(nèi)責(zé)任到人，盯到細(xì)節(jié)。

執(zhí)行的關(guān)鍵點(diǎn)：

①抓大放?。核械腻\上添花，是來自于平常的準(zhǔn)備，現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行中不要 臨場(chǎng)發(fā)揮。各種情況要抓大放小，穩(wěn)定優(yōu)先，解決關(guān)鍵問 題，次要問題如果有精力再處理。

②風(fēng)險(xiǎn)管理：靈活應(yīng)對(duì)各種潛在的風(fēng)險(xiǎn)，在前期，拆解各個(gè)環(huán)節(jié)，分析 關(guān)鍵要素，做預(yù)備方案，不斷演練，將問題重現(xiàn)，場(chǎng)景化， 然后設(shè)計(jì)解決方案，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

最后，希望承辦方能將所有的執(zhí)行細(xì)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)團(tuán)隊(duì)的特點(diǎn)打造屬于自已的標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行手冊(cè)，不要只依靠個(gè)體的能力；找到好的策劃和執(zhí)行工具，爭(zhēng)取事半功倍！

會(huì)掌柜網(wǎng)是幫助承辦者快速的找到適合的場(chǎng)地及場(chǎng)地搭建數(shù)據(jù)，演出節(jié)目、搭建工廠及設(shè)備服務(wù)商的專業(yè)會(huì)議服務(wù)平臺(tái)。

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