2020年度會展活動行業(yè)十大趨勢

2020年開年以來，一系列的全球緊急事件使世界經(jīng)濟遭遇了嚴(yán)重的挫折，會展活動行業(yè)作為面向市場的前端也受到了廣泛的沖擊。如何在短暫的停頓中汲取繼續(xù)前進的力量，這是值得所有會展活動行業(yè)從業(yè)者思考的課題。在一個以技術(shù)為主導(dǎo)的世界中，活動行業(yè)仍是維持人類現(xiàn)實互動的重要組成部分?；顒訉I(yè)人士或許可以借此次機會，通過這份2020年十大趨勢的解讀，重新認識自己的定位，思考自己對于改變?nèi)藗兊纳町a(chǎn)生的影響。?

2020年度會展活動行業(yè)十大趨勢是活動行業(yè)在線媒體EventManagerBlog（活動行業(yè)趨勢，技術(shù)，創(chuàng)新和教育的線上媒體）于近期發(fā)布的行業(yè)趨勢預(yù)測。通過對過去2年內(nèi)的2,000多個活動、3,000多位活動專業(yè)人士以及300種活動技術(shù)解決方案的調(diào)查、采訪和分析，總結(jié)出了以下十個趨勢：

1. 線上虛擬會議

據(jù)環(huán)保媒體PlanetWatch報道，貿(mào)易展覽行業(yè)一年可產(chǎn)生60萬噸垃圾，就行業(yè)規(guī)模而言，是僅次于建筑業(yè)的第二大垃圾制造者。同時，各類活動參會者乘坐的飛機和火車等交通工具也被認為對環(huán)境造成了巨大的負擔(dān)。隨著可持續(xù)發(fā)展成為活動行業(yè)的重要一環(huán)，非交易性活動的現(xiàn)場參加人數(shù)（即教育，講習(xí)班，一般性學(xué)習(xí)）或?qū)⒅鸩綔p少，虛擬出席成為新的趨勢。360度視頻、虛擬網(wǎng)絡(luò)房間以及各類配套的評論和協(xié)作功能將會是未來虛擬會議的必要工具。不僅參會者可以利用線上虛擬會議更便利地進行學(xué)習(xí)和交流， 會議組織方也能夠通過出售在線訪問和訂閱來充分利用這些在線內(nèi)容。

怎么做：

?探索在線虛擬會議的呈現(xiàn)方式

?考慮在線活動付費還是免費以增加影響范圍

?主持人是虛擬參會者之間的重要接點，因此需要仔細評估在線活動的主持人

2. 一體化解決方案

據(jù)EventManagerBlog統(tǒng)計，多功能軟件的使用量同比增長了27％。曾經(jīng)活動策劃者需要從各類功能不同的軟件中選擇合適的組合來滿足自己的需求，而現(xiàn)在活動技術(shù)提供商強勁的收購浪潮使得多功能軟件工具變得更好用了。

活動策劃專業(yè)人士往往對繁雜的數(shù)據(jù)收集有所抗拒。一體化軟件則可以提供足夠的數(shù)據(jù)點，幫助活動策劃者根據(jù)活動ROI做出明智的決策。不過，一體化解決方案優(yōu)勢的很大一部分是來自多個不同來源的隨時可用的數(shù)據(jù)，但這并不代表這些數(shù)據(jù)比起傳統(tǒng)的垂直軟件所收集到的數(shù)據(jù)更好更精準(zhǔn)。按需使用一些傳統(tǒng)的垂直軟件也會適當(dāng)增加數(shù)據(jù)的可靠性和準(zhǔn)確性。

怎么做：

?您的活動技術(shù)提供商最近被收購了嗎？可以咨詢供應(yīng)商在同一公司架構(gòu)下是否有更多解決方案

?立即與您的活動技術(shù)提供商聯(lián)系，以尋求有關(guān)數(shù)據(jù)的進一步指導(dǎo)

?Salesforce和Hubspot等具有強大集成性的大型客戶關(guān)系管理（CRM）平臺可能仍然是一體化解決方案的更好選擇

3. 活動體驗設(shè)計顛覆傳統(tǒng)規(guī)劃

在2019年，市場營銷部門為活動行業(yè)分配了40％至70％的預(yù)算。現(xiàn)場活動能幫助企業(yè)或組織達成營銷和溝通目標(biāo)，但對活動本身的期望值也在上升。過去一年來，許多現(xiàn)場活動已經(jīng)從簡單的會議和貿(mào)易展覽轉(zhuǎn)變?yōu)槎喾矫娴默F(xiàn)場體驗。諸如C2和SXSW之類的創(chuàng)新活動也為傳統(tǒng)會議帶來了類似節(jié)日的體驗。

根據(jù)針對活動專業(yè)人士的訪談結(jié)果，參會者的活動體驗是專業(yè)人士最看重的元素之一?；顒訉I(yè)人士可以通過對參會者的整個活動流程進行定位以及創(chuàng)新的RFID和NFC技術(shù)等方式和手段，以基于交互的方式提升更加緊密的活動體驗。

怎么做：

?對參會者從注冊到活動現(xiàn)場直至?xí)蠓答伒囊幌盗辛鞒坦?jié)點進行定位和分析

?重新思考會議流程。如何使演講者真正令人難忘？如何充分利用茶歇時間？如何以創(chuàng)新方式共享反饋？給你的會議流程帶來歡樂，驚喜和變化

?使用未充分利用的技術(shù)來改善用戶體驗。例如提升注冊階段的技術(shù)來優(yōu)化與參會者的第一次互動

4. 嘗試非常規(guī)的會議場所

選擇交通工具作為活動場地，為尋求商務(wù)休閑旅行的與會人員提供了有趣的體驗。參與度是衡量活動體驗的主要指標(biāo)，而這些場地因為與參會者較強的連接性而增強了參與度。同時，在郵輪、火車或飛機上這樣一個相對封閉的空間中，注意力較為分散的參會者也能對會議內(nèi)容更深切地投入，得到更好地沉浸式體驗。

怎么做：

?考慮將交通作為下一個活動地點。您可以在飛機上開始活動并在傳統(tǒng)會議室中結(jié)束活動嗎？

?在火車或輪船上進行活動的準(zhǔn)備工作具有挑戰(zhàn)性，要盡量使活動流程簡潔可操作，避免過于復(fù)雜的活動議程

?娛樂性是將交通工具作為會議場所這一策略的關(guān)鍵，但是在進行項目之前，請確保您的參會者對此有所了解。其他需要考慮的因素還包括與會者的身體情況、場所的可達性和安全性等

5. 活動節(jié)日化，增加故事性體驗

活動節(jié)日化是近年來的趨勢。活動策劃者的角色也通過這一趨勢得到了轉(zhuǎn)換，從機械繁瑣的物流協(xié)調(diào)轉(zhuǎn)換成為活動的設(shè)計師。一方面，各類交互和驚奇的元素比起溫和的課堂式會議模式更能刺激與會者的大腦，實現(xiàn)更高的參與度。另一方面，與會人員會被體驗所吸引，在活動中扮演屬于自己的角色。能夠幫助與會者大步走出自己的舒適區(qū)推動故事的發(fā)展，并最終達到活動的目標(biāo)。

當(dāng)涉及到大量觀眾時，活動策劃者可以決定如何使用技術(shù)來講述故事，例如視頻游戲和Netflix提供的互動式電影沉浸式體驗。視聽效果（AV）對于提供這種高度參與的體驗至關(guān)重要。無論是投影映射，虛擬現(xiàn)實（VR），增強現(xiàn)實（AR）還是手機app，這些工具都可以幫助觀眾沉浸在活動所呈現(xiàn)的故事中。

怎么做：

?考慮如何讓活動組織方的員工成為故事內(nèi)容的一部分， 可以從為傳統(tǒng)商業(yè)活動進行非常規(guī)的主持開始

?可以讓參會的領(lǐng)導(dǎo)或是專業(yè)演員參與到故事中，他們可以豐富內(nèi)部會議的內(nèi)容，但要記住，風(fēng)險并不意味著愚蠢

?創(chuàng)新但尊重活動內(nèi)容的專業(yè)性。尤其是在計劃團隊建設(shè)或內(nèi)部銷售活動時，始終將傳統(tǒng)與非常規(guī)相結(jié)合，不要冒進

6. 互動投影

投影是各類活動較為常用的設(shè)備和手段，無論是一般的商務(wù)會議還是貿(mào)易展覽活動都會使用。而隨著Lightform，Arduino和深度攝像頭等新技術(shù)的出現(xiàn)，對于商務(wù)活動而言，互動投影變得越來越容易。

互動投影通過加入對與會者進行響應(yīng)的傳感器和攝像頭，為投影內(nèi)容增加了一個交互式維度。活動策劃者可以將任何表面變成觸摸屏，從而允許參與者通過與他們進行交互來更改投影中的元素。例如在參展商列表或貿(mào)易展覽平面圖上點擊一個品牌名稱來檢索公司信息。

怎么做：

?如果有贊助商想要脫穎而出，嘗試一點新的內(nèi)容，可以請他贊助你的互動投影計劃

?了解實現(xiàn)互動投影物流和要求。如果是第一次嘗試，建議通過專業(yè)的av供應(yīng)商來進行

?互動是互動投影的關(guān)鍵，需要在設(shè)計環(huán)節(jié)加入互動的元素

7. 會議可持續(xù)性，怎樣才能做得更好

推行可持續(xù)的環(huán)保會議是近年來的一個重要趨勢。對于活動策劃者來說，在考慮活動主題、場地選擇、議程計劃和執(zhí)行等傳統(tǒng)元素之外，如何策劃一個環(huán)?？沙掷m(xù)的會議也是策劃的重要的一部分。目前常見的會議環(huán)保舉措包括可回收或數(shù)字標(biāo)牌、可回收餐具和植樹活動等等。部分活動還在展區(qū)設(shè)立了紙板箱和纖維板的專用回收攤位等。

但與此同時，隨著各國各地不斷推進垃圾回收等相關(guān)的環(huán)保舉措，人們的環(huán)保理念得到了提升，參會者對于活動的可持續(xù)性要求也會逐步提升，以上這些簡單的措施或?qū)⒆浇笠娭狻Ｈ绾位貞?yīng)參會者日益高漲的環(huán)保要求，是活動策劃者在2020年必須考慮的問題。

怎么做：

?在會議網(wǎng)站上明確公布一份可持續(xù)發(fā)展倡議。根據(jù)eventmanagersblog的這次調(diào)查，只有10％的機構(gòu)發(fā)布了有關(guān)其可持續(xù)性政策的信息

?在會議結(jié)束時收集掛繩和胸牌，避免使用紙杯，將素食加入活動餐食菜單，并在與會者的禮品袋中包括可重復(fù)使用的水壺

?將環(huán)保公益活動列入議程，將活動多余的食物捐給當(dāng)?shù)氐氖称枫y行等等

8. 告別演講臺

傳統(tǒng)會議往往依賴于演講嘉賓和聽眾的模式來進行開展，這種方式難以調(diào)動與會者的參與度，很難說是優(yōu)秀的參會體驗。一些活動為了增加體驗度加入了專家討論的部分，但某些參與討論的專家聲譽欠佳或是討論內(nèi)容不佳，也容易招致與會者會后在各類社交媒體上的抱怨。

參與度較高的研討會形式是演講模式的較好替代。根據(jù)eventmanagersblog的這次調(diào)查，有73％的會議和50％的貿(mào)易展覽會提供一定程度的研討會作為其活動的組成部分。會議研究的大多數(shù)文獻和科學(xué)論文也都傾向于達成一個共識：與會者之間的橫向互動是增加會議體驗的良好方式。

活動策劃者為活動設(shè)計議程時，基本上會有兩個選擇：1.請業(yè)內(nèi)大咖就活動主題做一個宏觀的主題演講，可以給活動帶來更多的線上流量。2.選擇一個與活動主題相關(guān)的、非常具體的話題，請參會者互相討論，互動和協(xié)作。前者是一項短期戰(zhàn)略，后者則是科學(xué)支持的方法，有助于促進大量參會者之間的聯(lián)系，并以易于消化的方式組織學(xué)習(xí)。

怎么做：

?選擇能啟發(fā)您但與您的受眾有關(guān)的主題演講。對于會議內(nèi)容的深刻記憶比獲得一些社交媒體的分享更有價值–這將使活動之外的真實對話和參與永存

?提高技術(shù)方面的投入提高參會者的參與度。戰(zhàn)略性地使用技術(shù)來使團隊中的參與者相互協(xié)作

?重新進行會議室的動線設(shè)計以促進參會者互動。面向前方的演講風(fēng)格座位永遠不會吸引與會者?？梢钥紤]圓桌，舒適的沙發(fā)或是其他家具的排列組合，以激發(fā)與會者的聯(lián)系感

9. 強化會議活動的社交屬性

在一個混亂無序且信息過多的社交媒體世界中，人們迫切希望見到相關(guān)的聯(lián)系人，尋找新的同伴和合作伙伴，這也是商業(yè)會議活動的價值所在。活動策劃專業(yè)人士需要在正式活動日程內(nèi)增加參會者的交流機會。到2020年，僅在會場劃出一塊社交區(qū)域是不夠的，能夠增加與會者聯(lián)系的、集思廣益類的活動將成為活動的主流。

活動技術(shù)供應(yīng)商也在升級各自的服務(wù)。到2020年，隨著數(shù)據(jù)的可用性和人工智能的進步，活動應(yīng)用程序的戰(zhàn)場將是網(wǎng)絡(luò)化。到目前為止，這個難題尚未得到充分解決。另一個關(guān)鍵提升活動社交屬性的方面將是包容性：考慮年輕的，不喝酒的，性格內(nèi)向，殘疾，和其他各類屬于少數(shù)人群的參會者。幫助所有與會者參與到活動中并得到有效的社交。

怎么做：

?考慮如何重新設(shè)計各類會前酒會或是其他社交活動

?技術(shù)供應(yīng)商往往承諾人工智能技術(shù)能夠提高與會者的社交，但最后的成果往往并不盡如人意。在購買服務(wù)之前，請先確認是否有成功案例和回報率

?提高技術(shù)方面的投入提高參會者的參與度。戰(zhàn)略性地使用技術(shù)來使團隊中的參與者相互協(xié)作

?把與會者關(guān)進同一個房間并不會增加互相之間的社交。仔細考慮可以使用什么方式來吸引更多的人進行互動？可以使用諸如帶有標(biāo)記的胸牌之類的工具來幫助與會者參與社交

10. 活動策略是活動專業(yè)人士的未來

2020年，活動專業(yè)人士的角色將從物流協(xié)調(diào)執(zhí)行者的角色轉(zhuǎn)變?yōu)楦邞?zhàn)略性、以數(shù)據(jù)為中心的角色，計劃和執(zhí)行活動目標(biāo)并改變參會者的生活體驗。2020年活動行業(yè)面臨著許多挑戰(zhàn)，世界經(jīng)濟正處于一個較為緩慢的運行周期。在上一個經(jīng)濟蕭條期，2008-2009年，許多市場營銷部門削減了活動方面的支出。為了讓2008年發(fā)生的事情不再發(fā)生，防止進一步的行業(yè)下滑的方法是重新考慮會議策劃者在組織中的角色以及活動能夠為企業(yè)和參會者帶來的價值。在2020年，活動策劃者將通過數(shù)據(jù)驅(qū)動，積極提升組織的參與度和ROI，將面向參會者的愿景應(yīng)用于活動計劃，從而避免成為預(yù)算削減的對象。

怎么做：

?數(shù)據(jù)分析將是您在瞬息萬變的時代中最強大的技能。在開始明年的計劃前，與整個團隊共享數(shù)據(jù)并進行分析和討論。

?要求技術(shù)提供商幫助您獲取數(shù)據(jù)。如果他們無力做出貢獻，請將您的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到其他地方。2020年的活動科技公司必須向活動策劃人員提供指導(dǎo)和支持。

?隨時隨地收集數(shù)據(jù)：反饋表，應(yīng)用程序統(tǒng)計信息，網(wǎng)站分析，調(diào)查，RFID跟蹤-利用一切可以跟蹤更多數(shù)據(jù)的方法。

未來，活動策劃專業(yè)人士面臨的挑戰(zhàn)將是通過創(chuàng)新和以參會者為中心的體驗設(shè)計。一場真正的革命即將到來，活動專業(yè)人士已為此做好了準(zhǔn)備。

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